Stammdaten und Anfrage­prozesse neu gestalten

Der Hersteller führt SAP ein und steht am Anfang der Umstellung. Der Kernprozess dahinter, die technische Anfrage vom Kunden über Rezeptur, Muster und Fülltest bis zum verkaufsfähigen Artikel, läuft über drei Vertriebswege unterschiedlich und ist nirgends durchgehend beschrieben. Dazu Stammdaten, die an mehreren Stellen unterschiedlich geführt werden. Eine neue Software hätte beides übernommen, wie es ist.

Erst sichtbar machen, was niemand ganz gesehen hatte. Wir haben das Prozessmodell des Implementierungs­partners übernommen und den Ablauf der technischen Anfrage über alle Beteiligten hinweg erfasst, von den beiden Vertriebs­bereichen über die Entwicklung und die Qualitäts­sicherung bis in die Kommissionierung. Die Komplexität haben wir dargestellt, bis sie im Wortsinn an der Wand hing. Daraus wurde ein Verbesserungs­konzept mit dem Lebenszyklus einer Anfrage und ein Organisations­konzept für den Sollablauf. Und die Frage, die dabei niemand mehr übergehen konnte: zentrales Anfrage­management oder Zuständigkeit im Produkt­management? Wir haben beide Varianten mit Vor- und Nachteilen ausgearbeitet, statt sie im Projekt untergehen zu lassen.

Drei Vertriebswege, ein Ablauf. Industrie, Handel und Discount hatten je eigene Formulare und je eigene Erwartungen: Neuartikelmeldung, Mustereti­ketten, Rezeptursimulation. Wir haben die Formulare fachlich neu konzipiert und den Ablauf so geschnitten, dass er alle drei Vertriebswege abdeckt. Dann die Verankerung: Die SAP-relevanten Teilabläufe gingen an den Implementierungs­partner, der Rest wurde Fachkonzept für das Dokumenten­management, einschließlich der Leserechte auf das Anfragejournal. Damit war eine Prüfungs­anforderung erfüllt und der Stand einer Anfrage für alle Beteiligten nachvoll­ziehbar.

Stammdaten sind der Hebel, nicht das Beiwerk. Jede spätere Automatisierung und jede Auswertung greift auf dieselben Stammdaten zu. Wir haben die Verpackungs­stammdaten über Abfragen auf Doppelerfassungen und Lücken geprüft, die Nacherfassung am realen Verpackungs­stück gesteuert, Artikelstammdaten­blatt und Pflegeformular überarbeitet, die Pflege­prozesse in Workshops mit den Fachbereichen festgelegt und ein Konzept für die dauerhafte, konzernweite Pflege erarbeitet, die vorher lokal und autonom lief. Ausdrückliches Ziel dabei: Die Erklärungen über in Umlauf gebrachte Verpackungs­mengen sollten präziser und prüfungsfest werden, was neben der Datenlage auch unmittelbar auf die Kosten wirkt.

Nicht nur beraten, auch entwickelt und übergeben. Das bestehende System für Lieferabkommen, Werbekosten­zuschüsse und die Verteilung von Konditionen über die Kunden­hierarchie bekam ein neues Frontend, das wir selbst implementiert haben, in Java mit Vaadin und Hibernate, mit Workflow-Engine, Versions­verwaltung und Funktions­tests gegen die Anforderungen des Fachbereichs. Parallel haben wir Mitarbeiter und Auszubildende des Hauses in genau diesen Technologien ausgebildet, damit die Weiter­entwicklung dort bleibt, wo das Fachwissen sitzt. Dazu haben wir den SAP-Blueprint fachlich gegengelesen, von Einkauf und Vertrieb über Fertigung und Qualitäts­management bis zur kunden­individuellen Entwicklung.