Eine Wissens­plattform mit intelligenter Suche entwickeln und übergeben

Das Unternehmen hat selbst vorgearbeitet und ein Lastenheft vorgelegt: ein intelligenter Upload für Dokumente und eine interne Suchfunktion. Dahinter steht ein konkreter Anlass, der in solchen Vorhaben selten so offen benannt wird — die Gefahr, Wissen zu verlieren, weil erfahrene Mitarbeitende ausscheiden. Dazu kommen die praktischen Beschwerden: eine gewachsene Ordner- und Dokumenten­struktur, hoher manueller Pflegeaufwand, Dubletten. Ein am Markt getestetes Werkzeug hat positive Resonanz gefunden, weist aber Lücken bei den gewünschten Funktionen auf und ist in Pflegeaufwand und Lizenzkosten unattraktiv. Der Wunsch geht deshalb auf eine schlanke, integrierte Lösung, möglichst auf Grundlage der bereits vorhandenen Lizenzen. Zu klären ist, ob das reicht — und welche der gewünschten Funktionen den Aufwand wert sind.

Die Dubletten­prüfung in Stufen, und die dritte ausdrücklich zur Disposition. Stufe eins erkennt exakte Doppelungen über Prüfsummen und Metadaten — einfach, schnell, unstrittig. Stufe zwei prüft inhaltliche Ähnlichkeit über Vektorrepräsentationen der Texte. Stufe drei wären Sprach­modell­funktionen, und für sie war eine Entscheidungs­vorlage vorgesehen, ob sie sich lohnen. Diese Reihenfolge ist der Kern des Vorgehens: Ein erheblicher Teil der Dubletten in gewachsenen Ablagen sind identische Dateien mit anderem Namen. Wer mit der teuersten Stufe anfängt, bezahlt Intelligenz für ein Problem, das eine Prüfsumme löst.

Wir haben das Lastenheft des Kunden ernst genommen und ihm widersprochen. Es lag detailliert vor, mit klaren Vorstellungen von der späteren Oberfläche. Unsere Aufgabe war nicht, es umzusetzen, sondern es zu prüfen: offene Fragen zu Datenhaltung, Ablageschema und Dubletten­verwaltung zu klären, und einzelne Festlegungen zu hinterfragen, wo sie sich später gegen das System gewendet hätten. Ein Lastenheft, das ein Kunde vor der Architektur schreibt, enthält immer beides: die richtige Problembeschreibung und einige Lösungen, die nicht funktionieren.

Auf den vorhandenen Lizenzen aufsetzen, wo es geht. Gewünscht war eine schlanke, integrierte Lösung auf Grundlage dessen, was das Haus schon bezahlt — auch, weil ein getestetes Marktwerkzeug an Pflegeaufwand und Lizenzkosten gescheitert war. Deshalb sieht das Architektur­konzept Schnittstellen zu den bestehenden Ablage­systemen vor, statt eine weitere Plattform daneben zu stellen. Bei einem Mittelständler ohne große IT-Abteilung ist die Zahl der zu pflegenden Systeme eine harte Grenze.

Entwickelt wird spezifikations­getrieben, und der Code entsteht KI-gestützt. Am Anfang jeder Umsetzung steht eine Spezifikation: ein versioniertes Dokument, das wie Code geprüft wird, für Technik und Fachbereich gleichermaßen lesbar, in dem Entscheidungen, Sonderfälle und Abwägungen geklärt sind, bevor eine Zeile entsteht. Die Architektur wird nach einem etablierten Rahmenwerk dokumentiert. Der Grund für diese Reihenfolge ist nicht Ordnungsliebe, sondern Prüfbarkeit: Erzeugter Code wächst schneller, als die Zeit reicht, ihn zu lesen. Wer einem Modell nur beschreibt, was er ungefähr will, bekommt schnell Code und bei jedem Durchlauf einen anderen. Die Spezifikation ist zugleich die Dokumentation, die sonst am Ende fehlt — und in einer Kanzlei, in der Mandatsinhalte verarbeitet werden, ist sie der Nachweis, dass jede Verarbeitung vorher geklärt war.

Hybride Suche, weil beide Verfahren verschiedene Fehler machen. Die Volltextsuche findet, was wörtlich dasteht, und versagt bei anderer Wortwahl. Die semantische Suche findet Bedeutungs­nähe und kann bei einer präzisen Typenbezeichnung daneben greifen. In einem Maschinen­bauhaus, in dem Anlagen­nummern und Sonderaus­führungen wörtlich gesucht werden, ist die Verbindung beider Verfahren keine Verfeinerung, sondern die Voraussetzung dafür, dass die Suche benutzt wird.

Die organisatorische Einbettung ist ein eigenes Arbeitspaket. Wer pflegt die Wissens­elemente, was passiert mit dem Altbestand, welche Richtlinien gelten für die Anwender, und wo bleibt die individuelle Ablage? Das sind keine Nebenfragen. Eine Plattform, neben der weiter privat abgelegt wird, verdoppelt das Problem, das sie lösen soll — und die Frage, ob ein Anwender künftig einen eigenen Ablageort vorschlagen darf, entscheidet mehr über den Erfolg als jeder Algorithmus.