Eine Verarbeitungskette für die Fristerkennung bis zur Umsetzungsreife spezifizieren

Die Aufgabe

Fristen kommen als Mailanhang, als Scan, als Schreiben mit einem Datum im Text. Wer eine übersieht, hat ein Haftungsproblem.

Kunde: Prüfungs- und Beratungshaus
Branche: Finanz- und Prüfungswirtschaft
Dauer: Auswahl des Anwendungsfalls und Ausarbeitung der Umsetzung

Schritte in der Verarbeitungskette, jeder mit eigener Fehlerquelle und eigener Kostenstruktur

Wege für die Texterkennung gegenübergestellt, mit Aufwand und laufenden Kosten je Vorgang

Kurz zum Kunden

International tätige Gesellschaft für Wirtschaftsprüfung und Beratung, in Deutschland mit Standorten im gesamten Bundesgebiet und eingebunden in ein weltweites Netzwerk. Die Geschäftsfelder reichen von der Prüfung und prüfungsnahen Dienstleistungen über Steuerberatung und Rechtsberatung bis zu Advisory Services.

Unsere Lösung

Ob eine Datumsangabe eine Frist ist, entscheidet nicht die Texterkennung, sondern das Fach.

Die Aufgabe

In der Steuerberatung kommen Fristen als Dokument: als Anhang einer Mail, als Scan, als Schreiben mit einem Datum irgendwo im Text. Wer eine Frist übersieht, hat kein Informationsproblem, sondern ein Haftungsproblem. Die Frage ist, ob sich das Erkennen fristbehafteter Dokumente maschinell zuverlässig genug machen lässt, um es in den Posteingang von mehreren hundert Mitarbeitenden zu stellen — und was das kosten würde.

Unser Ansatz

Den Anwendungsfall gemeinsam auswählen, nicht vorschlagen. Vor der Technik stand eine Runde mit den Fachkollegen: Prozesse und Beispieldokumente aus dem Haus auf der einen Seite, mögliche Anwendungsfälle auf der anderen, und daraus gemeinsam die Auswahl und die Abgrenzung des Vorhabens. Aus dieser Runde kam die Erkennung fristbehafteter Dokumente als der Fall mit dem klarsten Nutzen und dem größten Risiko bei Nichtstun.

Die Kette in Schritte zerlegen, weil jeder Schritt eigene Fehler macht. Extraktion aus den Mails, Texterkennung, Textverarbeitung mit Erkennung der Datumsangaben, fachliche Interpretation, Übertrag ins Folgesystem. Jeder Schritt hat eine eigene Fehlerquelle und eine eigene Kostenstruktur. Nur zerlegt lässt sich sagen, wo Standardbausteine genügen und wo die eigentliche Arbeit liegt — und die liegt hier nicht im Erkennen von Text, sondern in der Beurteilung, welches der gefundenen Daten überhaupt eine Frist ist.

Für jeden Schritt mehrere Wege, mit Preisen. Für die Beschaffung der Dokumente und für die Texterkennung wurden mehrere Umsetzungswege gegenübergestellt: was jeder voraussetzt, was er an Umsetzung kostet, was er im Betrieb pro Vorgang kostet und wo seine Grenzen liegen. Damit war die Entscheidung keine Glaubensfrage zwischen Anbietern, sondern eine Rechnung.

Der Nutzen wurde gerechnet und als Rechnung gekennzeichnet. Wir haben ausgewiesen, mit welchen Annahmen der Zeitgewinn zustande kommt — Vorgänge pro Tag, Sekunden pro Vorgang, Zahl der betroffenen Mitarbeitenden — und die Hochrechnung ausdrücklich als Plausibilisierung geführt. Der zweite, schwerer zu bezifferende Nutzen war der wichtigere: die deutlich geringere Gefahr, eine Frist zu übersehen.

Das Ergebnis

Eine bis auf die Umsetzungsebene ausgearbeitete Verarbeitungskette in fünf Schritten.

Sie holt Dokumente aus den Mails, erkennt den Text, verarbeitet ihn und zieht über Eigennamenerkennung alle enthaltenen Datumsangaben heraus, beurteilt fachlich, welche davon Fristen sein können, überträgt das Ergebnis ins Folgesystem und hebt das fristbehaftete Dokument im Posteingang hervor. Für jeden technisch entscheidenden Schritt liegt der Umsetzungsweg fest — Dienst, Betriebsvoraussetzung, Umsetzungsaufwand in Personentagen und laufende Kosten je Vorgang, einschließlich der Entscheidung zwischen Cloud-Texterkennung und lizenzierter Erkennungssoftware. Der Anwendungsfall selbst ist zuvor gemeinsam mit den Fachkollegen aus einer Reihe von Kandidaten ausgewählt und abgegrenzt worden.