Eine KI-Richtlinie bis zum Vorstands­beschluss führen

Im Verband liegt bereits ein Entwurf für eine Richtlinie zur Nutzung von KI-Anwendungen. Das ist der übliche Stand in Organisationen, die das Thema ernst nehmen: Jemand hat sich hingesetzt und aufgeschrieben, was gelten soll. Und dort bleibt es dann liegen. Der Grund ist selten der Text. Eine solche Regel berührt Datenschutz, IT-Sicherheit, Personal­vertretung, Berufsrecht und die Fachbereiche, und jede dieser Seiten hat ein berechtigtes Interesse, das den anderen widerspricht. Wer den Ausgleich nicht organisiert, bekommt entweder eine Richtlinie, die alles verbietet und deshalb umgangen wird, oder eine, die nichts regelt und deshalb nichts nützt. Hinzu kommt hier eine Besonderheit: Der Verband prüft Jahresabschlüsse. Was seine Mitarbeitenden mit KI tun dürfen, ist keine reine Hausfrage, sondern berührt die Verlässlichkeit einer Prüfungs­leistung. Der Auftrag ist deshalb, den Entwurf zu bewerten, die Abstimmung zu führen und daraus etwas zu machen, das beschlossen wird.

Drei Klassen statt einer Regel. Die integrierte Funktion im Aktenprogramm, das vom Haus bereitgestellte Werkzeug und der frei zugängliche Dienst im Netz sind völlig verschiedene Dinge, auch wenn überall KI darinsteckt. Sie in einer Regel zu behandeln, führt zwangsläufig zu einer Regel, die für zwei der drei falsch ist. Mit der Dreiteilung lässt sich das Erlaubte großzügig fassen, wo es verantwortbar ist, und eng, wo es nötig ist — und beides wird begründbar.

Nicht der Text ist die Arbeit, sondern die Abstimmung. Ein Entwurf lag vor; was fehlte, war der Ausgleich zwischen Datenschutz, IT, Fachbereichen und Leitung. Diese Runden zu moderieren ist die eigentliche Leistung, und sie lässt sich nicht schreiben, sondern nur führen. Eine Richtlinie, die aus einer solchen Abstimmung hervorgeht, wird beschlossen. Eine, die ein Einzelner formuliert hat, zirkuliert.

Erlauben ist das Ziel, nicht verbieten. Eine Richtlinie, die im Ergebnis alles untersagt, erzeugt keine Sicherheit, sondern Schatten-Nutzung: Die Werkzeuge werden trotzdem verwendet, nur unbeobachtet. Deshalb steht am Anfang dieses Dokuments die Absicht, den Einsatz zulässig zu machen — und erst danach die Grenzen. Das ist kein Stilmittel. Es entscheidet darüber, ob die Belegschaft die Regel als Schutz oder als Misstrauen liest.

Eine Richtlinie regelt, eine Dienstanweisung verpflichtet. Die beiden Dokumente haben verschiedene Aufgaben und verschiedene Adressaten. Die Richtlinie erklärt und begründet, sie ist der Orientierungs­rahmen. Die Dienstanweisung macht daraus eine arbeits­rechtlich wirksame Vorgabe. Wer nur das erste hat, hat eine Empfehlung.

Mit eingebauter Verfallsklausel. Die Rechtslage zu KI verändert sich schneller als die meisten Hausregeln. Deshalb behält der Verband sich ausdrücklich vor, die Richtlinie jederzeit anzupassen. Das klingt nach einer Formalie und ist eine Haltung: Ein solches Dokument darf nicht in dem Anspruch geschrieben werden, für die nächsten fünf Jahre zu gelten, sonst wird es beim ersten Rechtsakt unbrauchbar und niemand traut sich, es anzufassen.