Ein Prüfassistenz­system für erklärbare Anomalie­erkennung entwickeln

In der Abschluss­prüfung werden Buchungs­journale nach Regeln durchsucht. Regeln finden, was man vorher gewusst hat. Gesucht ist ein zusätzliches Verfahren, das Geschäfts­vorfälle findet, die vom üblichen Buchungs­verhalten des geprüften Unternehmens abweichen — und zwar so, dass ein Prüfer die Abweichung nachvoll­ziehen und in seiner Prüfungsakte begründen kann. Eine Zahl ohne Begründung ist in der Prüfung wertlos, weil der Prüfer sie nicht in ein Arbeitspapier übernehmen kann, ohne die Herleitung zu kennen.

Zusätzliches Verfahren, kein Ersatz. Wir haben von Anfang an aufgeschrieben, was das Verfahren nicht ist: Es ersetzt keine Prüfungs­handlung, und sein Zweck ist die Qualität, nicht die Effizienz. Es findet auffälliges Buchungs­verhalten im Vergleich zum normalen Buchungs­verhalten desselben Unternehmens. Wer grundsätzlich falsch bucht, wird auf diesem Weg nicht gefunden, weil das Falsche dann die Regel ist. Diese Grenze offen zu benennen war die Voraussetzung dafür, dass Prüfer dem Ergebnis überhaupt trauen.

Erklärbarkeit war nicht das Extra, sondern die Aufgabe. Der Auffälligkeits­wert entsteht aus einem Verfahren, das Ausreißer isoliert. Für sich genommen liefert es eine Zahl zwischen null und minus eins und sonst nichts. Wir haben es deshalb um eine Erklärungs­komponente erweitert, die je Buchungszeile ausweist, welcher Eingabewert wie stark auf das Ergebnis gewirkt hat. Erst damit lässt sich sagen: nicht nur dass diese Reisekosten­buchung auffällt, sondern dass sie auffällt, weil dort sonst Beträge im unteren vierstelligen Bereich stehen.

Neun Merkmale, jedes einzeln begründet. Aus dem Rohbuchungs­stoff haben wir Merkmale gebildet und dokumentiert, wie jedes berechnet und kodiert wird: Geschäftsjahr, Erfasser, Abstand zwischen Buchungs- und Belegdatum, Abstand zwischen Erfassungs- und Belegdatum, Wochentag der Buchung, Belegart, Kontonummer, die Kombination der Sachkonten eines Buchungs­satzes und der Betrag. Später kamen Merkmale hinzu, die klassischer Prüfungslogik folgen — etwa ob ein Buchungs­vorgang von einer oder von mehreren Personen erfasst wurde und ob die Beträge Benfords Gesetz genügen.

Vier Schritte, weil Prüfen ein Ablauf ist und keine Liste. Sichtung des eingelesenen Buchungs­stoffes, Auswahl des zu prüfenden Kontos — nach Auffälligkeit oder nach der Erfahrung des Prüfers —, Sichtung der Buchungs­positionen zum Verständnis des Geschäfts­vorfalls, Ursachen­analyse auf Buchungs­zeilen­ebene. Der Ablauf entstand mit Schlüsselnutzern aus dem Haus, die die frühen Fassungen in Live-Demonstrationen bedient und Rückmeldung gegeben haben.

Zusammen mit dem regelbasierten Verfahren, nicht daneben. Das Haus prüft Buchungs­journale bereits regelbasiert auf seiner eigenen Plattform. Wir haben die beiden Sichten zusammengeführt: regelkonform und unauffällig, regelkonform aber auffällig, Regelverstoß bei unauffälligem Vorfall, Regelverstoß bei auffälligem Vorfall. Die vier Felder sind für den Prüfer verschiedene Situationen mit verschiedenen Konsequenzen. Erst diese Gesamtsicht macht aus einem Modell eine Prüfungs­handlung.